在留資格の申請に必要な書類、原本とコピーの違いは？

2021年7月17日(土)

在留資格の申請で必要な書類、原本とコピー、どちらが必要か判断に迷う場合があると思います。この記事では各場合ごとに、どちらが必要になるのか、説明させて頂きます。

まずは、国内で発行される書類の場合です。

国内で発行される書類の場合

申請時点での状況を疎明する、国内の公的機関から発行の書類

申請時点での状況を証明するために、公的機関から発行してもらう資料として、住民票、戸籍謄本、課税証明書、納税証明書、会社の登記簿などが挙げられますが、これらの書類は、原則原本かつ発行から3カ月以内の書類であることが必要です。

申請時点での状況を確認することが目的であることや、原本を提出したとしても、また再発行が可能である書類であるためです。

申請時点での状況を疎明する、国内の所属機関から発行の書類

申請時点での状況を証明するために、所属機関から発行してもらう資料として、会社に所属している場合は、在職証明書、収入証明書、収入見込み証明書、学校に所属している場合は、在学証明書、卒業証明書、出席証明書、成績証明書、卒業見込み証明書、卒業証明書などが挙げられますが、これらの書類は、原則原本かつ発行から3カ月以内の書類であることが必要です。

申請時点での状況を確認することが目的であることや、原本を提出したとしても、また再発行が可能である書類であるためです。

過去の状況を疎明する、かつて所属していた機関からの疎明資料

入管に提出する資料の中には、過去の学歴を疎明する資料や、過去の職歴を疎明する資料を求められる場合もあります。

この場合も、できれば原本が望ましいですが、すでに学校を卒業したり、会社を退職している場合、新たに書類の発行をお願いしても対応してもらえない場合もあります。

例えば、退職証明書は、過去所属していた会社に何度も何度も原本の発行を求めることは難しいはずです。

そのあたりは入管も理解していますので、過去の学歴や職歴を疎明する資料に関してはコピーでも構いません。

そのほかの疎明資料

その他の疎明資料、例えば日本語能力試験の合格証明書や不動産賃貸借契約書、給与の源泉徴収票などに関しては原則コピーで構いません。

海外で発行される書類の場合

申請時点での状況を疎明する、海外の公的機関から発行の書類

申請時点での状況を証明するために、公的機関から発行してもらう資料として、会社の登記簿、出生証明書、結婚証明書、家族関係の証明書などが挙げられますが、これらの書類も、原則原本かつ発行から3カ月以内の書類であることが必要です。

ただ、日本の公的機関と異なり、国によっては何度も発行することが難しかったり、すでにデジタル化が進み原本とコピーの差がない国もあります。また、郵送するまでに時間がかかったりする場合もあるため、コピーや発行日から3カ月以上経過している場合でも認めてくれる場合も多いです。

申請時点での状況を疎明する、海外の所属機関から発行の書類

申請時点での状況を証明するために、所属機関から発行してもらう資料として、会社に所属している場合は、在職証明書、収入証明書、学校に所属している場合は、在学証明書、卒業証明書、出席証明書、成績証明書、卒業見込み証明書、卒業証明書などが挙げられますが、これらの書類も、原則原本かつ発行から3カ月以内の書類であることが望ましいです。

ただ、日本と状況が異なり、何度も所属機関に書類発行をお願いする事が難しかったり、郵送に時間がかかる事もあるため、これらの書類のコピーや3カ月以上前に発行された書類でも認めてもらえる場合も多いです。

過去の状況を疎明する、かつて所属していた機関からの疎明資料

この場合も、できれば原本が望ましいですが、すでに学校を卒業したり、会社を退職している場合、新たに書類の発行をお願いしても対応してもらえない場合もあります。

例えば、退職証明書は、過去所属していた会社に何度も何度も原本の発行を求めることは難しいはずです。

そのあたりは入管も理解していますので、過去の学歴や職歴を疎明する資料に関してはコピーでも構いません。

そのほかの疎明資料

その他の疎明資料、例えば、海外における資格や賞状などに関しては原則コピーで構いません。

まとめ

日本の公的機関や所属機関からの書類は、3カ月以内の原本を提出、それ以外の書類に関しては、コピーでも可の場合が多いですが、発行日から3カ月以内が望ましい、と考えて頂ければと思います。